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Les nouvelles obligations légales concernant les nouveaux formats de données

Article paru dans la revue Option Finance du 28 janvier 2013 par Caroline Moroni-Seror

La loi de finances rectificative pour 2012 alourdit les obligations des entreprises en matière de contrôles fiscaux. Bien que ces aggravations ne soient appelées à entrer en vigueur qu’au 1er janvier 2014, il est sage de mettre dès à présent en place les procédures adéquates.

L’article L 47 A I du livre des procédures fiscales applicable, tel qu’il continuera de s’appliquer jusqu’au 1er janvier 2014, offre aux contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés la possibilité de satisfaire à l’obligation de représentation des documents comptables en remettant aux agents de l’administration fiscale en charge des opérations de contrôle une copie de ce qui est communément appelé « le fichier historique des écritures comptables ». Cette remise des documents comptables sous un format dématérialisé normé permet au vérificateur d’effectuer des opérations simples telles que des tris, classements et calculs destinés à valider la sincérité des déclarations (par confrontation avec les écritures comptables) ainsi que la régularité et le caractère probant de la comptabilité. A l’issue des opérations de contrôle et au plus tard avant la mise en recouvrement, le vérificateur doit restituer au contribuable les copies des fichiers transmis et n’en conserver aucun double. Ce dispositif, qui s’inscrit dans une logique de modernisation du contrôle fiscal nécessitée par l’informatisation croissante de la gestion des entreprises, vise à permettre la réalisation d’investigations approfondies dans un laps de temps réduit.

S’inscrivant dans cet objectif de gain de temps et d’efficacité du contrôle, l’article 14 de la loi de finances rectificative pour 2012 renforce les pouvoirs de l’administration fiscale. Il modifie l’article L 47 A I du LPF en vue de rendre obligatoire, pour l’ensemble des entreprises tenant une comptabilité informatisée, la présentation des documents comptables sous forme dématérialisée pour les contrôles fiscaux engagés à partir du 1er janvier 2014. Cette obligation est assortie de lourdes sanctions qui imposent aux entreprises de s’y préparer dès à présent.

I. La Remise des « fichiers historiques des écritures comptables » : une obligation et non plus une option

Le régime de la présentation des documents comptables sous format dématérialisé est modifié en profondeur.

Tout d'abord, la possibilité de satisfaire à l’obligation de présentation des documents comptables par la remise des « fichiers historiques des écritures comptables » est transformée en une obligation. Cette obligation s’impose à toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

Ensuite, le nouveau dispositif s’étend à l’ensemble des entreprises soumises par le code général des impôts à une obligation de présentation des documents comptables. Seront ainsi incluses, non seulement les entreprises industrielles et commerciales soumises à un régime réel d’imposition et les sociétés soumises à l’IS qui pouvaient déjà opter pour une telle présentation, mais également les entreprises non commerciales soumises au régime de la déclaration contrôlée, les entreprises agricoles (autres que celles soumises au régime du forfait) ainsi que certaines associations. Par contre, les entreprises relevant du régime micro-BIC ou micro-BNC, qui en principe entrent dans le champ de l’obligation, devraient, semble-t-il, y échapper.

La loi ne définit pas les documents obligatoires dont la présentation sous forme dématérialisée sera rendue obligatoire. A cet égard, il convient de rappeler que l’administration fiscale, interprétant le dispositif actuellement en vigueur, a précisé que la remise porte sur les fichiers qui concernent les écritures comptables telles qu’elles sont définies aux articles 420-1 et suivants du plan comptable général. Au sens de ces dispositions, les fichiers des écritures comptables regroupent l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables de la comptabilité générale. L’enregistrement comptable informatique se définit comme une partie d’une écriture comptable comportant plusieurs données reliées logiquement entre elles précisant pour un seul montant, sa date de valeur, son origine, son compte d’affectation, son débit et son crédit et ses références à la pièce justificative. La liste des documents comptables concernés par l’obligation de remise devrait être précisée par un arrêté. Il en est de même des normes techniques auxquelles devront répondre les fichiers transmis pour assurer la lecture par l'administration. Il serait opportun que cette liste de documents ainsi que le format du fichier soient déterminés en concertation avec les entreprises afin de tenir compte des caractéristiques des logiciels couramment utilisés.

La loi prévoit par ailleurs que la remise des fichiers doit être effectuée au début des opérations de contrôle, ce qui impose aux entreprises d’être en mesure d’extraire rapidement dans le format requis les données comptables. Or contrairement aux apparences, l’extraction du fichier historique des écritures comptables n’a rien d’anodin. En effet, la plupart des systèmes de comptabilité et de gestion actuellement en exploitation n’ont pas de dispositif d’extraction permettant la constitution de tels fichiers. Il faut alors souvent passer par un module de « requêtage » (ou query) ou recourir aux prestations d’un tiers. Compte tenu de la complexité des traitements à réaliser, il est fortement recommandé d’anticiper la réalisation des fichiers afin d’être en mesure de les remettre dès les premières réunions avec le vérificateur.

L’obligation de restitution par l’administration fiscale des documents comptables au terme de la vérification de comptabilité est remplacée par une obligation de destruction.

Enfin, les nouvelles mesures s’appliquent aux vérifications de comptabilité pour lesquelles l’avis de vérification est adressé après le 1er janvier 2014 ce qui implique que les fichiers historiques des écritures comptables concernés par l’obligation de remise portent sur les exercices soumis au délai de reprise de l’administration fiscale, c’est-à-dire à des exercices antérieurs à la loi.

II. Une obligation assortie de sanctions lourdes

Le défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités du nouvel article L47 A I du LPF emporte l’application d’une amende lourde. Cette amende codifiée dans un nouvel article 1729 D du CGI s’élève :

  • en l’absence de rehaussement, à 5 % du chiffre d’affaires déclaré par exercice soumis à contrôle ou à 5 % du montant des recettes brutes déclaré par année soumise à contrôle ;
  • en cas de rehaussement, à 5 % du chiffre d’affaires rehaussé par exercice soumis à contrôle ou à 5 % du montant des recettes brutes rehaussé par année soumise à contrôle ;
  • à 1 500 € lorsque le montant de l’amende mentionnée ci-dessus est inférieur à cette somme.

Il est à noter que le législateur n’a pas précisé si cette sanction s’applique uniquement dans le cas de refus de remise des fichiers historiques des écritures comptables ou peut être également encourue en cas de non-respect des normes techniques ou à raison du caractère incomplet des données. Il appartiendra au juge d’apprécier, au cas par cas, l’opportunité d’appliquer cette amende en fonction de la gravité des manquements constatés.

Enfin, le régime de l’opposition à contrôle fiscal prévu à l’article L74 du LPF est étendu au défaut de présentation des documents comptables sous forme dématérialisée. Par suite, l’opposition à la transmission du fichier historique des écritures comptables sera sanctionnée par l’évaluation d’office des bases d’imposition de l’entreprise concernée. Dans ce cas, la majoration de 100 % sur les droits rappelés, prévue à l’article 1732 du CGI, pourra être appliquée en sus de l’amende prévue par le nouvel article 1729 D du CGI.

Ce dispositif de sanctions doit inciter les entreprises à s’assurer de la conformité de leur politique d’archivage au regard des exigences fiscales. Certes, le nouvel article L47 A I du LPF ne crée pas d’obligation nouvelle pour les entreprises qui doivent déjà en vertu de l’article L102 B conserver leurs données comptables immatérielles sous un format dématérialisé normé. Toutefois, les entreprises devront dorénavant être en mesure de remettre rapidement des informations complètes et valides. Or, compte tenu de la complexité des systèmes d’information, la constitution des fichiers historiques des écritures comptables n’est jamais simple et nécessite le plus souvent la réalisation de traitements spécifiques. En outre, il est essentiel de s’assurer que le fichier résultat obtenu est conforme aux résultats comptables utilisés pour établir la déclaration fiscale afin d’éviter l’application des nouvelles sanctions voire même un rejet de la comptabilité. Il est donc fortement recommandé de mettre en place dès à présent une procédure standard visant à produire systématiquement et avant tout contrôle les fichiers historiques des écritures comptables.

 

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